AvecMaileva Bulletins de Paie, envoyez en une fois, en quelques minutes depuis une interface unique, l'ensemble des bulletins de paie qu'ils soient au format dématérialisé et déposés dans les coffres-forts des salariés ou au format papier et envoyés par voie postale. Bulletin de paie dématérialisé: nous traitons vos données et

Tâche chronophage, la gestion de la paie est une des missions principales des services RH. L’apparition de la dématérialisation des bulletins de paie a changé quelque peu la pratique ces dernières années. Tour d’horizon de la question. Sommaire Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire ? Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ? Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ? FAQ Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire en 2021 ? Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans devoir obtenir l’accord préalable de leurs salariés auparavant nécessaire. La dématérialisation des bulletins de paie n’est cependant toujours pas une pratique obligatoire. Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas obligatoire en 2021, il est simplement facilité grâce à cette nouvelle loi. Par cette nouvelle loi, les entreprises sont incitées à délaisser les fiches de paie papier et on tend progressivement vers une normalisation du bulletin de paie dématérialisé. L’intérêt pour l’employeur L’avantage pour les employeurs est le gain de temps et d’argent induit par la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Impression, mise sous pli, distribution ou envoi postal et enfin archivage deviennent de l’histoire ancienne. La procédure est automatisée les fiches de paie sont éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics. Les services RH peuvent consacrer davantage de temps sur des missions à valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses. Autre avantage, en limitant les impressions papier dont les fiches de paie font partie, l’entreprise réduit aussi son empreinte écologique. Elle diffuse par ailleurs une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés. L’intérêt pour les salariés Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie leur garantit un archivage sécurisé. Les documents sont facilement accessibles depuis un espace sécurisé. Le risque de les égarer est quasi nul et surtout les bulletins de paie sont accessibles à tout moment depuis n’importe où. L’employeur doit s’engager à rendre les bulletins de paie accessibles par ses salariés pendant 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié. Les bulletins de paie doivent également être ajoutés sur le CPA de chaque salarié le Compte Personnel d’Activité est une plateforme regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié et mises à sa disposition. Enfin, les salariés continuent de bénéficier d’une certaine flexibilité puisqu’ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment. L’employeur a alors 3 mois pour remettre en place la distribution papier pour le salarié demandeur. Quels outils utiliser ? La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique. Si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d’un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser l’édition des fiches de paie ;le stockage et l’archivage sur un coffre-fort numérique ;la distribution des fiches de paie ;l’accès par signature électronique ou authentification sécurisée ;la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d’un nouveau bulletin de paie. Certains logiciels RH “tout-en-un” regroupent toutes ses fonctionnalités. Mais il est aussi possible d’utiliser plusieurs outils spécialisés comme un logiciel de paie puis un coffre-fort numérique ce peut-être le cas si votre paie est gérée en externe par exemple. Quelles précautions prendre ? Avant de passer à la dématérialisation des fiches de paie, vous devez en tant qu’employeur informer vos salariés de cette démarche au moins un mois avant l’émission de la première fiche de paie dématérialisée ou lors de l’embauche, sans pour autant devoir explicitement obtenir leur autorisation. Du côté des salariés, ils bénéficient tous d’un droit d’opposition leur permettant de refuser l’émission d’un bulletin de paie électronique et ainsi continuer à recevoir une version papier. Ce droit d’opposition du salarié peut être appliqué à tout moment, dès l’annonce de la dématérialisation ou bien plus tard sans limite dans le temps. Il se peut qu’au sein d’une même entreprise, certains salariés acceptent de recevoir un bulletin de paie dématérialisé alors que d’autres souhaitent disposer d’une version papier. Au-delà des règles d’accessibilité du salarié citées ci-dessus, l’employeur doit conserver les copies de bulletins de salaires de tous ses salariés pendant une durée de 5 ans, en format électronique ou papier. Enfin, si l’activité de l’employeur cesse ou le prestataire de mise à disposition des bulletins ferme, l’employeur doit informer ses salariés dans un délai d’au moins 3 mois afin de leur laisser le temps de récupérer les documents stockés. FAQ Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ? Le bulletin de paie dématérialisé est tout simplement forme électronique du bulletin papier, dont la remise du bulletin de paie s’effectue par voie dématérialisée. Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps très important pour les équipes RH, et est aussi très pratiques pour les salariés. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique.

Dématérialiservos bulletins de paie signifie que vous aurez moins de dépenses de fournitures : papier, encre, etc. Mais aussi moins de traitement à réaliser : édition, mise sous pli, affranchissement. Vous y passerez également moins de temps, augmentant ainsi votre productivité. Parmi les autres avantages attendus, la notion de

Le5 avril 2017, une délégation de la Fédération CGT des cheminots a été reçue à la demande de la direction. Elle a annoncé sa décision unilatérale de procéder à la généralisation de la

Quel avantage pour l’entreprise à passer au bulletin dématérialisé ?Si le bulletin dématérialisé nécessite au départ une certaine recherche pour en garantir la sécurité et peut-être l’appui de prestataires extérieurs, comme nous le verrons par la suite, le processus s’avère cependant avantageux et, surtout, économique, pour les effet, la dématérialisation permet d’éviter des frais de papier, d’impression, d’envois postaux. Ainsi que de récupérer un temps qui était consacré à la gestion matérielle de ces documents, depuis leur impression jusqu’au pliage de ne s’agit que de quelques minutes de gagnées pour les TPE, le gain est nettement plus important pour les grandes entreprises, ce qui explique qu’elles soient déjà aussi nombreuses à avoir passé le n’est également plus nécessaire de prévoir un stockage papier la loi obligeant les employeurs à conserver pendant au moins cinq ans les bulletins de paie imprimés.D’après des études, le coût moyen d’une fiche de salaire dématérialisée serait de 50 centimes d’euros, soit 30 % de moins que le même document en papier. D’autant que d’autres documents pourraient aussi se retrouver intégrés dans les mêmes coffres-forts numériques contrats, avenants, attestations...Comment procéder pour dématérialiser ses bulletins de paie ?Pour le moment, en dehors de l’accessibilité et de la confidentialité du bulletin de paie, la loi ne précise pas sous quelle forme le faire parvenir aux faut d’abord procéder à une signature électronique, avec un certificat d’entreprise et un faut ensuite le mettre à disposition du salarié via son CPA tout en s’assurant qu’il reste conservé dans le coffre-fort numérique de l’ existe d’ores et déjà un certain nombre d’opérateurs certifiés qui permettent ces opérations. La liste est consultable sur le site du CPA. Attention, cette liste ne garantit que l’interopérabilité entre les plateformes. Le CPA ne vérifie pas que les opérateurs recensés répondent bien aux quatre principes de mise en œuvre des bulletins de paie de se tourner vers l’une ou l’autre solution, vérifiez au préalable qu’elle répond à des normes de sécurité. L’AFNOR a notamment établi la norme Z 42-013 transposée en norme internationale9 sous le titre IS 14641-1 pour l’archivage et les échanges de fichiers, elle assure leur traçabilité et leur intégrité ;la norme Z42-020 qui concerne le Coffre-Fort numérique et garantit son intégrité dans le norme Z 42-025 qui reprend les processus nécessaires pour créer le bulletin de paie dématérialisé, le remettre et le FNTC Fédération des Tiers de Confiance a également rédigé des guides sur le sujet et établit des labels qui pourront vous aider à trouver vers qui vous tourner le cas étant bien accompagné, la dématérialisation du bulletin de paie est une opération simple à mettre en place. Il est d’autant plus important de s’informer sur le sujet qu’elle devient quasiment obligatoire !Livli, comptable en ligne, vous propose sa solution disponible en Saas, pour répondre à vos besoins.

Pourautant, la dématérialisation du bulletin de paie apporte son lot de bénéfices, aussi bien pour la DRH que pour les salariés. Par exemple, les bulletins sont consultables à tout moment et depuis n’importe où en quelques clics. La dématérialisation est de plus encouragée par la loi El Khomri de 2016.

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